L’optimisation des processus consiste à améliorer les façons de faire de chacun des processus de l’entreprise  ou de l’organisation. Cette optimisation peut se faire par benchmarking i.e. une analyse comparative des processus entre organisations ou par une analyse diagnostique de la performance des processus de l’organisation.

Ces méthodes d’optimisation des processus ne peuvent se réaliser avec succès sans une approche qui tient compte de la dimension humaine, qui assure la continuité de la démarche et qui facilite le changement.

Il est important de mettre l'accent sur certains aspects considérés comme fondamentaux dans une démarche d'optimisation des processus :

• D'abord et avant tout, créer et maintenir un climat de confiance avec les personnes concernées. Sans ce climat de confiance, il sera impossible de changer quoi que ce soit.
• Assurer une communication transparente, continue et variée.
• Faire participer toutes les personnes concernées (gestionnaires et employés).
• Valider les données recueillies et les changements proposés avec les personnes concernées.
• Tenir compte du rythme du personnel et des orientations de la direction.
• Produire des résultats concrets et générer des bénéfices tangibles.
• Transférer les habiletés et les connaissances afin d'assurer la continuité dans la poursuite de la démarche.
• Assurer un suivi du travail accompli.